A norma divide o processo de contratação em 3 fases: Planejamento da contratação, Seleção do fornecedor e Gerenciamento do contrato. No caso da seleção do fornecedor, todos os procedimentos são direcionados para a legislação vigente, principalmente a Lei 8.666/93, ou seja, a norma não interfere nestes quesitos. O planejamento da contratação se divide em 4 etapas segundo o Art. 9. Estas etapas do planejamento são: Análise de viabilidade da contratação, Plano de sustentação, Estratégia de contratação, e Análise de riscos. As principais fases do processo de contratação estão dispostas no esquema abaixo.
A análise de viabilidade prevê tarefas de avaliação das necessidades corporativas, segundo os objetivos estratégicos, além da explicitação da motivação para contratação. Também trata da especificação de requisitos e demandas, avaliação de soluções disponíveis, projetos similares e identificação de possíveis soluções, momento em que provedor e cliente devem participar conjuntamente. Todos os requisitos estratégicos e de negócio devem ser apresentados, além dos requisitos de TI.
Esta avaliação irá sustentar a justificativa da solução escolhida, que deve estar alinhada às necessidades do órgão e apresentar eficiência, eficácia, efetividade e economicidade propostas. Esta proposta deve ser assinada pelo requisitante da solução.
O Plano de Sustentação deve garantir a continuidade do negócio durante e após a entrega dos serviços ou encerramento do contrato. Este plano está previsto no Art. 13 e deve abranger questões de segurança da informação, recursos e materiais humanos, transferência de conhecimento, transição contratual e continuidade dos serviços.
A terceira etapa da fase de planejamento trata da estratégia de contratação, dividida em 8 temas: Tipo de serviço; Termos contratuais; Estratégia de independência; Gestor do contrato; Responsabilidades da contratada; Orçamento detalhado; Fonte do recurso; e Critérios de julgamento da proposta. Outro ponto importante é que a norma restringe a contratação por meio de homem-hora e por postos de trabalho alocado. A quarta etapa da fase de planejamento destaca dois produtos importantes, que são a Análise de Riscos e o conteúdo do Termo de Referência.
O gerenciamento do contrato, tarefa atribuída ao gestor do órgão, trata essencialmente do monitoramento da execução das ordens de serviço e está dividida em 4 grupos principais de tarefas: Início do contrato, encaminhamento das ordens de serviço, monitoramento da execução, e encerramento. Na fase inicial estão atividades de repasse de conhecimento e provisão de infra-estrutura, enquanto a fase de encerramento trata da transição contratual e registro de histórico.
O gerenciamento das ordens de serviço e o monitoramento andam juntos durante toda a execução do contrato e tratam principalmente da oficialização da demanda, com critérios de aceite e resultados esperados, além do ateste para fins de pagamento prezando pela manutenção dos critérios de elegibilidade da contratada e da qualidade dos serviços entregues.
O papel fundamental destacado pela IN04 é o gestor do contrato. Este servidor deve ter capacidade gerencial, técnica e operacional relacionada ao objeto da contratação, e é indicado pela área de TI do órgão no momento da preparação da Estratégia de Contratação, documento que será entregue ao gestor para subsidiar a Análise de Riscos da contratação. Esta análise será elaborada pelo gestor com o auxílio da área de TI e do requisitante dos serviços. Após avaliação desta análise o gestor poderá propor a revisão da Estratégia de Contratação. O gestor também é responsável por desenvolver o Termo de Referência baseado nos documentos anteriores.
Durante o gerenciamento do contrato o gestor é responsável pela construção de um Plano de Inserção para a contratada, momento em que haverá repasse de conhecimentos necessários à execução dos serviços e disponibilização da infra-estrutura necessária. Neste momento deverá ocorrer uma reunião inicial com o gestor do contrato e os principais representantes da área de TI do órgão, requisitante, e contratada.
Ele também é responsável por encaminhar formalmente as ordens de serviço, atestar o cumprimento e garantir a qualidade, permitindo o pagamento ao contratado. Além de catalogar os produtos de software no Portal do Software Público Brasileiro.
O Requisitante dos Serviços tem papel fundamental na preparação da Análise de Viabilidade, uma vez que é responsável por avaliar as necessidades e o alinhamento estratégico do pedido, além de assinar o documento. Também tem participação na preparação do Plano de Sustentação, da Análise de Riscos, do Termo de Referência e nos termos contratuais da Estratégia de Contratação, documento assinado por ele, onde deve indicar a fonte de recursos para a contratação e a estimativa do impacto econômico-financeiro no orçamento do órgão. O Requisitante dos Serviços também atua no auxílio ao monitoramento dos serviços entregues.
A Área de TI do órgão participa ativamente, apoiando em todas as fases do contrato de prestação de serviços, desde a elaboração das demandas tecnológicas e viabilidade técnica até a entrega e monitoramento do contrato.
Outro ponto importante a ser destacado é a menção explícita ao Portal do Software Público Brasileiro durante a avaliação de soluções existentes e na publicação das soluções desenvolvidas durante o contrato.
Concluindo
A Administração Pública Federal vem construindo uma série de mecanismos de controle e melhoria dos serviços de TI prestados à sociedade, e para isso usa uma coleção de acórdãos do TCU e instruções normativas do MPOG. Todavia, o novo modelo de contratação proposto pela IN04 torna proeminente a necessidade da estruturação bem elaborada dos processos de gestão de contratos, além disso, a proposta da norma encontra-se alinhada ao modelo do CobiT, conforme preconizado pelo próprio TCU.
No caso da IN04 está previsto que as contratações de serviços de TI deverão ser precedidas de planejamento elaborado em harmonia com o Plano Diretor de Tecnologia da Informação e alinhado à estratégia do órgão ou entidade, portanto os entes públicos só poderão contratar se possuírem planejamento institucional de longo prazo e de TI (Cobit 4.1 – PO1 – Planejamento Estratégico de TI).
No acórdão 371/2008, o TCU recomenda que os gestores devam prever e acompanhar a execução do seu orçamento de TI, no entanto, sem planejamento orçamentário (CobiT 4.1, PO5 – Gerenciar investimentos em TI), o orçamento de TI pode não ser aprovado ou sua execução não ser autorizada.
E ainda, a IN04 afirma que compete ao requisitante do serviço definir os requisitos necessários e a área de TI definir os requisitos tecnológicos, em adequação àqueles definidos pelo requisitante do serviço, para tal deve ser implantado um processo de gestão de requisitos como pré-requisitos às contratações (Cobit 4.1, AI1.1 – definir requisitos funcionais (do negócio) e técnicos).
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